Studierende der Hochschule KL präsentieren TOPdesk Ergebnisse des gemeinsamen Kooperationsprojekts

 „Wir halten es für wichtig, keine Standard-Formate einzusetzen – es gibt nicht das eine Konzept für alle.“ Mit diesen Worten begrüßte Frau Prof. Dr. Bartscher-Finzer, Sprecherin des Innovationsbereichs Arbeit der ODPfalz und Professorin im Gebiet Personalwirtschaft und Organisation an der HS KL, alle Anwesenden am Standort Zweibrücken. Eingeladen wurde zur Abschlusspräsentation in die Campus-Kapelle. Die Masterstudierenden präsentierten darin die gemeinsam mit dem Unternehmen TOPdesk erarbeiteten Ergebnisse. In einem fünfmonatigen Erkundungs- und Entwicklungsprozess spielte das von der Professorin entwickelte Transfertool eine zentrale Rolle.

Im April diesen Jahres berichteten wir vom Start der Kooperation zwischen Professorin Bartscher-Finzer und dem Unternehmen TOPdesk anlässlich des Besuchs der Studierenden im Unternehmen. Bei diesem Besuch ging es darum, den Studierenden einen tieferen Einblick in die Besonderheiten und die Ausgangslage des Unternehmens für die Arbeit in ihrem Teilprojekt zu verschaffen.

Die Studierenden beschäftigten sich mit drei Themen der flexiblen Mitarbeiterentwicklung:  der Einführung von Rollenbeschreibungen bzw. Rollenbildern, der Einführung eines sog. Transitorischen Systems im Sinne horizontaler Entwicklungsmöglichkeiten sowie der Einführung eines Fördergesprächs als Ergänzung der bisherigen Formate des Mitarbeitergesprächs. Auf der Grundlage eines von Professorin Bartscher-Finzer entwickelten analytischen Transfertools gelang es den Studierenden innerhalb weniger Wochen, sich differenziert mit den Themen und deren Ausgestaltung auseinanderzusetzen. Im Kern geht es bei der Anwendung des Transfertools um die bedarfsgerechte Erarbeitung und Prüfung von Gestaltungsalternativen, bei dem die speziellen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens bestmöglich berücksichtigt werden. Mit diesem Tool werden sowohl negative als auch positive Auswirkungen der Entscheidungen analysiert. Dies ermöglicht Störgrößen zu erkennen, die positive Wirkungen vereiteln könnten sowie die Klärung der Voraussetzungen, die das Unternehmen schaffen muss, damit durch die Neuausrichtung des Handelns und des Instrumenteneinsatzes die gewünschten Ziele erreicht werden.

Mittlerweile ist ein Semester vergangen und die Resultate liegen nun vor. Diesem Höhepunkt des Kooperationsprojekts waren verschiedene Zwischenschritte vorausgegangen. Die Gespräche mit den Experten im Unternehmen spielten dabei eine zentrale Rolle. Der Geschäftsführer von TOPdesk, Michael Kraft, und zwei seiner Kollegen, Martin Stephan (Leiter Interne Services) und Fabian Kleiner (Personalentwicklung), erhielten Anfang Juli einen umfassenden Einblick in die Überlegungen der Studierenden. Gleich zu Beginn sprach Frau Bartscher-Finzer den Studierenden ein großes Lob aus für deren diszipliniertes und kreatives Denken und Recherchieren, das in der Anwendung des Transfertools zur Bearbeitung der Projektthemen erforderlich ist.

Die erste Gruppe beschäftigte sich mit dem sogenannten „Transitorischen System“, also kurzzeitigen Einsätzen von Mitarbeitern im Sinne einer horizontalen Weiterentwicklung. Sie zeigten verschiedene Wege auf, wie Mitarbeitende sich in andere Teams und neue Bereiche einfinden können und wie man damit gleichzeitig im Unternehmen eine Möglichkeit finden kann, schwer besetzbare Stellen sowie neue Aufgaben mit Mitarbeitern aus dem eigenen Unternehmen zu decken.

Anknüpfend an ein bereits bestehendes Konzept im Unternehmen mit dem Namen „Schnuppertage“ benannten die Studierenden das Konzept für TOPdesk mit dem Begriff „Schnuppermonate“ um. Die vorgestellten Gestaltungsmaßnahmen wurden darüber hinaus für den Onboardingprozess von neuen Mitarbeitern weiterentwickelt.

Die Gruppe mit dem Thema „Rollenbild“ widmete sich schwerpunktmäßig den Inhalten, die in Rollenbildern aufgenommen werden können. Neben Rollenzielen, Haupt- und Nebenaufgaben von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, arbeitete die Gruppe mit einem neuartigen Ansatz der Seminarleitung.

Üblicherweise werden in Rollenbeschreibungen ausschließlich personenunabhängige Aspekte aufgeführt. Um einen Mehrwert der Rollenbilder für Aufgaben der Mitarbeiterbeurteilung, der Vergütung der Mitarbeiter aber auch der Organisationsentwicklung zu schaffen, ergänzte man das Rollenbild um spezifische, durch den jeweiligen Stelleninhaber geprägte Aspekte. Dazu gehören u.a. die tatsächlich wahrgenommen Aufgaben des Stelleninhabers, die von ihm (erfolgreich und nicht erfolgreich) absolvierten Projekte sowie besondere Qualifikationen, die über die in der Stelle verlangten Fähigkeiten hinausgehen. Fehlschläge als „lessons learned“ für weitere Aufgaben anzunehmen, sieht Geschäftsführer Michael Kraft als förderlich an: „Fehler sind Helfer, nur anders geschrieben“, bestärkt er den Ansatz der Gruppe.

Den Abschluss der Präsentationen machte eine Studierendengruppe, die sich mit dem Thema „Fördergespräche“ beschäftigte. Hier ging es darum, im Rahmen dieser Gespräche mitarbeiterorientierte Entwicklungsaspekte mit unternehmensbezogenen Perspektiven der Organisationsentwicklung zu verbinden. Im Austausch mit dem Verantwortlichen für Personalentwicklung von TOPdesk, Fabian Kleiner, entwickelte die Gruppe je eine Checkliste zur Vorbereitung, Schulung und zur Durchführung von Fördergesprächen, die es ermöglicht, Gespräche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden gezielt vorzubereiten und durchzuführen.

Nach jeder Präsentationsrunde gingen die Unternehmensvertreter von TOPdesk mit den Studierenden in einen konstruktiven Austausch, um die vorgestellten Ergebnisse zu reflektieren. „Die präsentierten Inhalte bewegen sich auf einem hohen Niveau und geben uns ein konkretes Gerüst an Gestaltungsmöglichkeiten. An den Überlegungen vor allem im Hinblick auf mögliche Wirkungen können wir uns entlanghangeln und konkrete Schlussfolgerungen für uns ziehen. Für uns ist es sehr wertvoll, was die Studierenden hier entwickelt haben“, lobt Michael Kraft. Auch Fabian Kleiner zeigte sich angetan. „Die Gruppen haben unsere Besonderheiten der Unternehmenskultur gut aufgenommen und in ihren Vorschlägen berücksichtigt. In diesem Kooperationsprojekt wurden innovative Ideen passend für das Unternehmen entwickelt. Man könnte fragen, warum manche der Lösungen nicht selbst im Unternehmen so weiterentwickelt und umgesetzt wurden.“ Darauf findet Frau Bartscher-Finzer folgende Antwort: „Wir habe Euch unsere und die Köpfe der Studentinnen und Studenten für ein Semester geliehen. Wir haben gemeinsam mit Euch gute Lösungen entwickelt und wir haben viel dabei gelernt.“

Leitung des Kooperationsprojekts:

Prof. Dr. Susanne Bartscher-Finzer
Mitarbeiterinnen: Caroline Müller und Laura Gentes

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