Teamarbeit im Ingenieurbüro
Ein Studienprojekt der Hochschule Kaiserslautern mit dem Unternehmen PESCHLA + ROCHMES. Gemeinsame Weiterentwicklung einer Teambasierten Organisation (TBO).
Das Seminarteam der Hochschule Kaiserslautern – bestehend aus Prof. Dr. Susanne Bartscher-Finzer (Sprecherin des Innovationsbereichs Arbeit der ODPfalz II), Caroline Müller und Laura Gentes – sowie Studierende der Module „Personalmanagement für Finanzdienstleister“ und „Organisationaler Wandel und Organisationsentwicklung“ widmeten sich in den letzten Monaten der Frage: Wie können personalpolitische Instrumente und Instrumente der Organisationsentwicklung bei der Firma Peschla + Rochmes gestaltet werden, um sie möglichst passgenau einzusetzen. Das Ingenieurbüro bot den Studierenden die Möglichkeit an der Weiterentwicklung seiner teambasierten Organisation (TBO) mitzuarbeiten. Ein wesentliches Element einer TBO ist die Selbstorganisation der Teams. Teams sollen nicht nur das „Was“, sondern auch das „Wie“ ihrer Arbeit gemeinsam unter Berücksichtigung vereinbarter Ziele, autonom festlegen.
Zum Projektablauf
Zur Vorbereitung des studentischen Projekts fanden zahlreiche Gespräche zwischen der verantwortlichen Professorin und ihrem Seminarteam mit den Unternehmensvertreterinnen Tina Steuerwald (Geschäftsführerin) und Sandra Ben Amara (HR-Verantwortliche, Prokuristin) statt. Ein wesentliches Ziel dieser Gespräche war es, ein Bild von den Aufgaben und der wirtschaftlichen Situation des Unternehmens zu gewinnen sowie insbesondere von der Art seiner Organisationsentwicklung und Personalarbeit. Außerdem wurde erörtert, welche Ausgangssituation und Problemlage im Hinblick auf die Implementierung und Weiterentwicklung des Konzepts der Teambasierten Organisation gegeben sind. Frau Steuerwald betonte dazu: „Eine Besonderheit unserer teamorientierten Organisation stellt unsere gewachsene Mitarbeiter- und zuvor hierarchisch gegliederte Bereichsstruktur dar, in denen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter teilweise über 30 Jahre sozialisiert sind. Individuell unterschiedlich ausgeprägt ist folglich das Bedürfnis nach Teilhabe, Mitsprache und individueller Verantwortungsbereitschaft“. Als besondere Herausforderung stellen sich bei der Ausrichtung der gesamten Organisation auf Teamarbeit ganz grundsätzlich widersprüchliche Anforderungen („personalpolitische Spannungsfelder“), die im Zuge der Gestaltung miteinander vermittelt und so weit wie möglich, aufgelöst werden müssen. Als besonders bedeutsam erwies sich in der Voranalyse die Aufgabe, den Organisationsentwicklungsprozess durch möglichst wenig Fremdsteuerung voranzutreiben, ihm andererseits aber auch eine klare Struktur zu geben. Ein anderes Problem ergibt sich aus dem Gegensatz, dass einerseits jeder Mitarbeiter die Verantwortung für einen eigenen Aufgabenbereich behält, andererseits aber in den Teams auch eine kollektive Aufgabenverantwortung bestehen soll.
Konkret wurde eine Reihe von studentischen Teilprojekten vereinbart, die eine kritische Relevanz für die Weiterentwicklung der TBO im Unternehmen haben. Bei den Projektthemen ging es zum einen darum, die konkrete Problemsituation des Unternehmens in seinem TBO-Prozess näher zu erfassen. Darüber hinaus sollte untersucht werden, in welcher Weise verschiedene personalwirtschaftliche Instrumente weiterentwickelt bzw. ergänzt werden können, um auf das Unternehmen zugeschnittene TBO-förderliche Lösungen zu finden. Im Einzelnen handelte es sich um Methoden der Teamentwicklung: Onboarding, Geteilte Führung, Teamgespräche und Teammeetings. Um die Überlegungen zu strukturieren, wurde das bewährte Transfertool „Analytische Praxiserkundung“ eingesetzt. Anhand dieses Tools wurden verschiedene Lösungsmöglichkeiten der Instrumente auf Basis der einschlägigen Literatur gesammelt, verglichen und analysiert. Dabei ging es vor allem darum, die entscheidenden Ansatzpunkte der Ausgestaltung der Instrumente zu identifizieren und Wirkungen hinsichtlich verschiedener Gestaltungsalternativen zu erkunden, die sich je nach Situation eines Unternehmens ergeben können. Vom Seminarteam wurden die Studierenden systematisch in der Anwendung des Transfertools unterstützt.
Im Anschluss ging es darum, das Unternehmen kennenzulernen. Hierzu diente eine Exkursion zu Peschla + Rochmes und verschiedene Gesprächsrunden der Studierenden mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Unternehmens. Zur Vorbereitung der themenspezifischen Expertengespräche der Studierenden im Unternehmen wurde zu jedem Thema ein – ebenfalls am Transfertool orientierter – Gesprächsleitfaden entwickelt. Auf der Grundlage der Expertengespräche und der sonstigen Eindrücke vom Unternehmen erarbeiteten die Studentinnen und Studenten eine themenspezifische Analyse der Ist-Situation des Unternehmens. Außerdem entwickelten sie die gemeinsam mit den Experten des Unternehmens angesprochenen Verbesserungsvorschläge weiter. Dabei ging es vor allem darum konkrete Aspekte der Ausgestaltung des weiterentwickelten Instruments zu benennen und deren Wirkungsfeld hinsichtlich der Förderung der TBO im Unternehmen Peschla + Rochmes zu untersuchen. Die Ist-Analyse wie auch die begründeten Verbesserungsvorschläge wurden zunächst im Rahmen eines hochschulinternen Workshops von den Studierendengruppen vorgestellt, diskutiert und anschließend für die Abschlussveranstaltung bei Peschla + Rochmes überarbeitet.
Studierende entwickeln Lösungsvorschläge mit den Unternehmensexperten
Teamorientierte Organisationen können nur dann gut funktionieren, wenn die Teamführung, die Arbeitsorganisation und die Leistung von Unterstützungssystemen gut aufeinander abgestimmt sind. Beiträge hierzu leisten Konzepte der Geteilten Führung, gut strukturierte Teammeetings und die Durchführung von Teamgesprächen in Ergänzung zu den traditionellen Mitarbeitergesprächen. Um Ansatzpunkte zur Verbesserung der Teamführung zu gewinnen, wurde das bislang im Unternehmen eingesetzte Konferenztool näher betrachtet. Es wurde untersucht, wie es genutzt werden kann, um Rollenklarheit, Zielorientierung und die kollektive Verantwortungsübernahme der Teams zu fördern. Zur Unterstützung von Teammeetings wurde eine Reihe von Dokumenten erarbeitet, die der Strukturierung der Besprechungen dienen (Leitfaden, Protokollschema, Muster zur Agenda-Erarbeitung). Eine weitere Möglichkeit, um Teamorientierung deutlich voranzubringen, sind regelmäßig durchzuführende Teamgespräche. Diese sollen künftig die bislang durchgeführten Mitarbeitergespräche ergänzen. Auch hierzu wurde von den Studenten und Studentinnen eine Reihe von Gestaltungsmöglichkeiten erarbeitet.
Das Onboarding im Unternehmen stützt sich bislang vorwiegend auf ein Paten-System, das zur Einarbeitung und Eingliederung neuer Mitarbeiter dient. Um die Teamorientierung zu fördern, wurde ein Einarbeitungsplan erarbeitet, in dem alle Teammitglieder in die Verantwortung für einen gelingenden Onboarding-Prozess einbezogen sind und der eine enge Abstimmung mit der Personalabteilung und den Vorgesetzten vorsieht.
Das Unternehmen Peschla + Rochmes versteht sich nicht bloß als die Summe seiner Teams, sondern selbst als ein großes, gemeinschaftliches Team. Daher finden die bislang eingesetzten Teamentwicklungsmaßnahmen ausgerichtet auf alle Mitarbeitenden statt. Anknüpfend hieran wurde von den für das Thema verantwortlichen Studentinnen und Studenten ein Tagesworkshop für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen konzipiert, der darauf ausgerichtet ist, sich über die bisherigen Erfahrungen und konkreten Ansatzpunkte der Weiterentwicklung der eigenen TBO zu verständigen. Die verschiedenen, von den Studentengruppen entwickelten, Vorschläge könnten im Rahmen eines solchen Workshops ebenfalls zur Diskussion gestellt bzw. von den Betroffenen weiterentwickelt werden.
Abschluss
Das Studentenprojekt war für alle Beteiligten ein Erfolg. Die Ergebnisse können sich sehen lassen, so die einhellige Meinung der Unternehmensvertreter. Die in der Lehrveranstaltung gewonnenen theoretischen Einsichten wurden als sehr hilfreich eingestuft. Außerdem waren die Studentinnen und Studenten dankbar für die Möglichkeit, an einem Projekt mitwirken zu können, welches unmittelbar praktische Ergebnisse lieferte.